Trello как инструмент контроля оплат

Я люблю Trello за уникальность. Я не буду описывать сам сервис, в интернете море обзоров и примеров досок. Главное что вам нужно знать о сервисе он быстрый и бесплатный, фокусируется не на задаче, а смещает фокус на их «поток».

Проекты агентства я веду в трелло, личные дела — там же.

Как я до этого докатился

Я работаю менеджером проектов в IT-Agency. Мы добрые задроты (с).

Пришла задача: распределять платежи клиента.
Счетов много, контрагентов 10. У нас недельные итерации, а значит нужна возможность оперативно посмотреть когда, кому и на какие суммы уходили платежи. Желательна так же возможность быстро найти счет и выслать бухгалтерии. Были попытки сделать всё в ГуглоТаблицах, безуспешно.

Потом я нашел Дзен.

Структура доски

Создаем новую доску и добавляем в нее четыре листа:

Контрагенты → статичный лист со списком контрагентов/проектов, у каждого свой цвет;
Выставленные → здесь мы будем фиксировать все выставленные счета;
Оплаченные (название_месяца) → после оплаты счет будет «переезжать» из выставленных в оплаченные
Не полностью оплачены → для счетов, по которым погашена часть суммы

Правила работы

Оформление карточки

1. Название карточки — сумма счета
2. Метка карточки соответствует метке контрагента/проекта
3. В описании карточки на человеческом языке объясняем что за счет
4. К карточке прикладываем счет

Управление доской

1. Выставленные счета сразу заносим в «Выставленные» по всем правилам оформления карточки
2. Карточки из «Выставленные» в «Оплаченные» попадают только после прихода денег на счет
3. На листе «Оплаченные» вначале каждой недели фиксируем карточку с периодом дат, в конце недели присваиваем карточке метки всех платежей, проведённых за неделю
4. Если счет оплачен не полностью: делаем дубликат карточки, оригинал называем суммой оплаты и отправляем в «Оплаченные», дубликат называем оставшейся суммой и отправляем в «Не полностью оплаченные»
5. В начале месяца создаем новый лист «Оплаченные (новый_месяц)»

Фильтры

Trello умеет фильтровать карточки по меткам. Каждому контрагенту/проекту у нас присвоена отдельная метка → мы можем фильтровать оплаты по получателям.
Мы присваивали карточкам недель метки всех платежей, проведённых за период, теперь при фильтрации по контрагентам мы видим в каком месяце/спринте была оплата, а зайдя в карточку скачаем счет и прочитаем описание.

Решение не претендует на внешнюю простоту, но, на мой взгляд, оно элегантно. А еще оно упоротое помогает за минуту оценить задолженности и написать в бухгалтерию куда и сколько платить.