Я люблю Trello за уникальность. Я не буду описывать сам сервис, в интернете море обзоров и примеров досок. Главное что вам нужно знать о сервисе он быстрый и бесплатный, фокусируется не на задаче, а смещает фокус на их «поток».
Проекты агентства я веду в трелло, личные дела — там же.
Как я до этого докатился
Я работаю менеджером проектов в IT-Agency. Мы добрые задроты (с).
Пришла задача: распределять платежи клиента.
Счетов много, контрагентов 10. У нас недельные итерации, а значит нужна возможность оперативно посмотреть когда, кому и на какие суммы уходили платежи. Желательна так же возможность быстро найти счет и выслать бухгалтерии. Были попытки сделать всё в ГуглоТаблицах, безуспешно.
Потом я нашел Дзен.
Структура доски
Создаем новую доску и добавляем в нее четыре листа:
Контрагенты → статичный лист со списком контрагентов/проектов, у каждого свой цвет;
Выставленные → здесь мы будем фиксировать все выставленные счета;
Оплаченные (название_месяца) → после оплаты счет будет «переезжать» из выставленных в оплаченные
Не полностью оплачены → для счетов, по которым погашена часть суммы
Правила работы
Оформление карточки
- Название карточки — сумма счета
- Метка карточки соответствует метке контрагента/проекта
- В описании карточки на человеческом языке объясняем что за счет
- К карточке прикладываем счет
Управление доской
- Выставленные счета сразу заносим в «Выставленные» по всем правилам оформления карточки
- Карточки из «Выставленные» в «Оплаченные» попадают только после прихода денег на счет
- На листе «Оплаченные» вначале каждой недели фиксируем карточку с периодом дат, в конце недели присваиваем карточке метки всех платежей, проведённых за неделю
- Если счет оплачен не полностью: делаем дубликат карточки, оригинал называем суммой оплаты и отправляем в «Оплаченные», дубликат называем оставшейся суммой и отправляем в «Не полностью оплаченные»
- В начале месяца создаем новый лист «Оплаченные (новый_месяц)»
Фильтры
Trello умеет фильтровать карточки по меткам. Каждому контрагенту/проекту у нас присвоена отдельная метка → мы можем фильтровать оплаты по получателям.
Мы присваивали карточкам недель метки всех платежей, проведённых за период, теперь при фильтрации по контрагентам мы видим в каком месяце/спринте была оплата, а зайдя в карточку скачаем счет и прочитаем описание.
Решение не претендует на внешнюю простоту, но, на мой взгляд, оно элегантно. А еще оно упоротое помогает за минуту оценить задолженности и написать в бухгалтерию куда и сколько платить.